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Mustergeschäftsordnung
für die Baukonferenz1#,2#

(KABl 1993 S. 80)3#

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(§§ 11 bis 13 und 17 ff. Bauverordnung der Ev.-Luth. Landeskirche Mecklenburgs vom 8. Januar 1993, KABI S. 9 - KBVO)
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1. Geltungsbereich

Die Mustergeschäftsordnung für die Baukonferenz gilt für die Vorbereitung und Durchführung aller nach der KBVO durchzuführenden Baukonferenzen.
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2. Aufgaben der Baukonferenz

2.1.
Die Baukonferenz ist das unabhängige Beratungs- und Beschlussorgan kirchlichen Bauens.
2.2.
1 Sie hat Bauvorhaben von Kirchgemeinden und sonstiger kirchlicher Körperschaften und Einrichtungen in bautechnischer, wirtschaftlicher und ökologischer Hinsicht zu prüfen. 2 Sie berät und beschließt über die Einleitung der notwendigen Baumaßnahmen und deren Finanzierung.
3 Dazu stellt sie den notwendigen Bedarf fest, erarbeitet Grundsätze zur Finanzierung und beschließt über die Durchführung von Bauvorhaben.
4 Bei mehreren Bauvorhaben des jeweiligen Bauherrn (§ 6 Absatz 3 KBVO) legt sie die Prioritäten fest. 5 Zum Aufgabenbereich einer Baukonferenz gehört auch die Überprüfung von abgeschlossenen Bauvorhaben oder Bauabschnitten sowie die Erarbeitung von Grundsätzen für künftige bauliche Entwicklungen.
2.3.
1 In den Zuständigkeitsbereich der Baukonferenz fallen Bauvorhaben der Kirchgemeinden, der Kirchenkreise, der Landeskirche oder sonstiger kirchlicher Rechtsträger, die aufgrund von Satzungen, Verträgen oder anderer Rechtstitel der kirchlichen Aufsicht unterstehen oder solche Bauvorhaben, die auf kirchlichen Grundstücken errichtet oder durch kirchliche Gelder, dingliche oder sonstige Sicherheiten gestützt werden. 2 Ausgenommen sind Bauvorhaben, die aufgrund eines eingeräumten Erbbaurechts an einen Dritten von diesem als Bauherr geplant und durchgeführt werden sollen, es sei denn dieser Bauherr untersteht in seiner Person den kirchlichen Ordnungen.
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3. Vorbereitung der Baukonferenz

3.1.
Eine Baukonferenz wird erforderlich, wenn ein Bauherr ein Bauvorhaben plant oder in fünfjährigem Turnus.
3.2.
Als Grundlage der Beratungen und Planungen sind erforderlich
  • die Erfassung des Gebäudebestandes mit den dazugehörigen Grundstücken (Lageplan 1:500, Grundrisse, Schnitte und Ansichten 1:100, Berechnungen der Nutzflächen und des umbauten Raumes)
  • die Darstellung des Raumbedarfs und der Bauabsicht in skizzenhafter Form auf der Grundlage der Bestandspläne
  • eine Baubeschreibung und zusätzliche Erläuterungen
  • eine Schätzung von Bau- und Folgekosten und gegebenenfalls eine Wirtschaftlichkeitsberechnung
  • eine detaillierte Finanzierungsplanung für das Bauvorhaben unter Berücksichtigung der Finanzlage (Baukasse, Kirchgemeindekasse und sonstige Rücklagen).
3.3.
Der Baubeauftragte gibt dem Bauherrn unter Berücksichtigung o. g. Grundlagen eine schriftliche Bauempfehlung, die als Vorschlag für eine Beschlussfassung durch die Baukonferenz dient.
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4. Einberufung der Baukonferenz

4.1.
Die Einberufung einer Baukonferenz erfolgt auf schriftlichen Antrag.
4.2.
Der Bauherr beantragt auf der Grundlage der Bauempfehlung die Einberufung bei dem Vorsitzenden der Baukonferenz.
4.3.
1 Die Einladung zur Baukonferenz erfolgt durch die Kirchenkreisverwaltung schriftlich an alle stimmberechtigten und beratenden Teilnehmer, im Falle des § 12 Absätze 4 und 5 KBVO durch den Oberkirchenrat.
2 Die Einladungsfrist beträgt vier Wochen. 3 Die Frist beginnt mit Absendung der Einladung.
4.4.
Die Einladung enthält
4.4.1.
Angabe von
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Tagungsort, Datum und Zeit
-
Benennung des Bauherrn
-
Aufzählung der in Frage kommenden Träger kirchlicher Baulast, § 6 Absatz 1 KBVO
4.4.2.
Tagesordnung, die in der Regel folgende Punkte enthält:
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Kontrolle der Beschlüsse der letzten Baukonferenz
-
Feststellung durchgeführter Baumaßnahmen
-
Feststellung der Finanzlage
-
Besichtigungen
-
Festlegung der Baumaßnahmen
-
Kostenzusammenstellung
-
Festsetzungen zur Finanzierung
4.4.3.
Die für die Beschlussfassung dienenden Unterlagen mit der schriftlichen Bauempfehlung.
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5. Leitung der Baukonferenz

5.1.
Die Sitzung wird vom Vorsitzenden oder einem von ihm benannten Stellvertreter geleitet.
5.2.
Der Sitzungsleiter stellt zunächst die Anwesenheit, die Beschlussfähigkeit und die Tagungsordnung fest.
5.3.
Der Baubeauftragte gibt eine Einführung zu dem kirchlichen Bauvorhaben, erläutert die wesentlichen Ergebnisse und unterbreitet einen Beschlussvorschlag.
5.4.
Dem jeweiligen Bauherrn sowie sonstigen Baulastpflichtigen ist die Möglichkeit zur Stellungnahme zu geben.
5.5.
In der Beratung erfolgt eine Würdigung sämtlicher das Bauvorhaben betreffende Gesichtspunkte.
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6. Beschlussfassung

6.1.
Die Baukonferenz ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist.
6.2.
1 Fehlt die Beschlussfähigkeit, so ist erneut zu einer Baukonferenz einzuladen. 2 Die Einladungsfrist kann auf zwei Wochen verkürzt werden.
6.3.
Bei Stimmengleichheit gilt ein Beschlussantrag als abgelehnt.
6.4.
1 Der Vorsitzende kann, nachdem bereits in einer Baukonferenz über ein Bauvorhaben beschlossen worden ist und ein erneuter Beschluss zu einzelnen Fragen, z. B. im Falle des § 38 Absatz 2 KBVO, notwendig ist, ausnahmsweise den stimmberechtigten Mitgliedern bestimmte Punkte zur schriftlichen Beschlussfassung vorlegen. 2 In diesem Verfahren ist stets die Zustimmung von mindestens 2/3 der stimmberechtigten Mitglieder erforderlich. 3 Die schriftlichen Zustimmungen müssen innerhalb von 14 Tagen nach Absenden der Aufforderung zur Stimmabgabe beim Vorsitzenden vorliegen. 4 Die Aufzeichnung des Vorsitzenden über das Ergebnis der schriftlichen Beschlussfassung ist in einer von ihm zu erstellenden Niederschrift als Beschlussprotokoll aufzunehmen.
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7. Protokoll der Baukonferenz

7.1.
Die wesentlichen Inhalte der Beratungen und Beschlussfassung sind in einem Protokoll festzuhalten.
7.2.
1 Im Protokoll werden folgende Punkte aufgeführt:
  • Bauherr und Bauvorhaben
  • Ort, Datum, Uhrzeit der Sitzung
  • Teilnehmer mit Angabe der Funktion und der Stimmberechtigung
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit.
2 Es sind die wesentlichen Gesichtspunkte der Beratungen zu den Tagesordnungspunkten nach Ziff. 4.4.2. aufzuzeichnen, dazu gehören auch
  • die Beschlüsse und deren Abstimmungsverhältnis
  • die in einer Anlage beigefügten gem. Ziff. 3.2. erforderlichen Unterlagen.
7.3.
Das Protokoll führt in der Regel der Baubeauftragte, ansonsten ist der Protokollführer zu Beginn durch Beschluss zu bestimmen.
7.4.
Das Protokoll ist vom Protokollführer und dem Vorsitzenden der Baukonferenz zu unterzeichnen und dem Bauherrn als Beschlussvorlage im Rahmen des § 23 Absatz 1 KBVO zuzuleiten.
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8. Baukonferenzen im Falle des § 12, Absätze 4 und 5 KBVO

8.1.
Die Aufgaben des Baubeauftragten werden im Falle des § 12 Absätze 4 und 5 KBVO durch einen besonders dazu Beauftragten aus dem Kreis der stimmberechtigten Teilnehmer wahrgenommen.
8.2.
Im Übrigen gilt Vorstehendes entsprechend.
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Diese Mustergeschäftsordnung ist vom Oberkirchenrat am 6. April 1993 beschlossen worden. Sie tritt sofort in Kraft.

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1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift gilt auf dem Gebiet der ehemaligen Ev.-Luth. Landeskirche Mecklenburgs bis zu einer anderweitigen Regelung durch die Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widerspricht oder im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wird, vgl. Teil 1 § 2 Absatz 2 des Einführungsgesetzes vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung.
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2 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift wurde auf der Grundlage von § 18 Absatz 4 des Leitungsgesetzes vom 3. März 1972 (KABl S. 35, 51), das zuletzt durch Artikel 1 des XV. Landessynodalwahlgesetzes vom 20. November 2010 (KABl S. 87) geändert worden ist, in Verbindung mit § 9 Absatz 5 der Kirchlichen Bauverordnung vom 12. April 2002 (KABl S. 50) erlassen. Die Kirchliche Bauverordnung wurde durch Rechtsverordnung vom 3. März 2012 (KABl S. 158) geändert, die Verwaltungsvorschrift ist insoweit veraltet.
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3 ↑ Red. Anm.: Die Geschäftsordnung wurde undatiert verkündet. Beschlussdatum ist der 6. April 1993.