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Allgemeine Verwaltungsanordnung
über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut
(Registraturordnung)1#

Vom 24. November 1998

(GVOBl. 1999 S. 60)

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Das Nordelbische Kirchenamt hat aufgrund von Artikel 102 Absatz 3 der Verfassung die folgende Verwaltungsanordnung erlassen:
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§§ 1 bis 15

(aufgehoben)
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Anlage 1

(aufgehoben)
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Anlage 2
(zu § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998)

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Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur
(Fristenplan)

Hinweise zur Handhabung:

1. Aufbewahrungsfristen2#
In den nachfolgenden Fristenplan wurden nur diejenigen Fristen aufgenommen, die von der in § 12 Absatz 5 der Registraturordnung festgesetzten Frist von 15 Jahren abweichen.


2. Fristbeginn
Normalerweise beginnt die Frist mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Band oder die Akte abgeschlossen worden ist. Bei Abweichungen ist der Fristbeginn in der Liste genannt.


3. Ende der Aufbewahrungsfrist
Am Ende der Aufbewahrungsfrist ist das Schriftgut dem jeweiligen kirchlichen Archiv anzubieten. Von der Anbietungspflicht ausgenommen ist Schriftgut, das vom Nordelbischen Kirchenarchiv zur selbstständigen Vernichtung freigegeben ist. Näheres bestimmen die Regelungen nach § 3 Absatz 3 Kassationsordnung vom 2. Februar 1999.


4. Gliederung der Sachgruppen
Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan“, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die hier aufgeführten sachsystematischen Gruppen zu verwenden.
Gliederung des „Westerländer Aktenplan“
0
Organisation, Dienststellenverwaltung
1
Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft
2
Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
3
Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
4
Verkündigung und Seelsorge
5
Diakonische Arbeit
6
Bauwesen
7
Finanzwesen
8
Vermögen
9
Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation
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Gruppe 0 Organisation

Aktentyp
Frist3#
Fristbeginn
Protokolle, Rundschreiben anderer kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine
2
Vorbereitendes Schriftgut für Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Freizeiten usw.
2
Materialbeschaffung >> auch für Kindergarten, Gemeindekreise
5
Geschäftsbücher ohne Bezug zur Aktenordnung
5
Sachausstattung der Diensträume >> auch Kindergarten, Gemeinderäume
10
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Gruppe 1 Verfassung

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter, vorgesetzter oder anderer kirchlicher Stellen
2
(Wahlbenachrichtigungskarten, Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) Belege über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften
2
nach Ablauf der jeweiligen Amtsperiode
Prozessakten
30
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Gruppe 2 und 3 Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
sowie Dienstrecht der Mitarbeiter

(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)
Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen
nach Besetzung der Stelle zurücksenden
Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen
1
Fahrtenbücher
2
Urlaubslisten
7
Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten
5
Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde
Gehalts- und Lohnlisten sowie sonstige Zahlungslisten im Personalwesen
7
Unterlagen über Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft (keine Einzelfälle)
10
Abwicklung von Einzelfällen der Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft
10
Abschluss des Einzelfalls
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Gruppe 4 Verkündigung, Seelsorge

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Handzettel und Anschläge für regelmäßige Gottesdienste und übliche Veranstaltungen
1
An- und Abmeldungen, Überweisung zum Konfirmanden- oder Religionsunterricht
2
An- und Abmeldungen zu Gemeindekreisen und Vereinen
2
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Gruppe 5 Diakonische Arbeit

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
An- und Abmeldungen zum Kindergarten/ Kindertagesstätte
2
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Gruppe 6 Bauwesen

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Werkverträge und Wartungsverträge
5
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Laufende Unterhaltung der Kirche und sonstigen kirchlichen Gebäuden4#>> auch Kindergarten, Dienstwohnungen
10
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Gruppe 7 Finanzwesen5#

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Mahnschreiben
1
Kontoauszüge
7
Entlastung
Solllisten
7
Entlastung
Saldenlisten
7
Entlastung
Kontogegenbuch
7
Entlastung
Regelmäßige Kassenstandsberichte
7
Entlastung
Porto- und Postbücher
7
Entlastung
Kassen- u. Rechnungsbelege aller Art6#
7
Entlastung
Haushaltsüberwachungslisten
7
Entlastung
Akten und Niederschriften über Kassenprüfungen und außerordentliche Rechnungsprüfungen
7
Entlastung
Kassenbücher und Rechnungskladden, Hilfs- und Nebenbücher zur Rechnungsführung7#
10
Entlastung
Einzelfallakten über die Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuer
10
Abschluss der Einzelfälle
Zeitbuch (Journal)8#
10
Entlastung
Gruppensammelblatt
10
Entlastung
Sparbuch
10
Entwertung
Kassentagebuch9#
10
Entlastung
Akten über die Wirtschaftsführung bei betriebswirtschaftlich geführten Einrichtungen
10
Betriebsprüfung
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Gruppe 8 Vermögen

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Akten und Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen und Grabdenkmälern
5
Verträge und Vereinbarungen über Gräbernutzung (Einzelfälle)
10
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Akten über Verpachtung und Vermietung
10
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen)
10
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Abwicklung einzelner Versicherungsfälle
10
Abschluss des Einzelfalls
Akten über Versicherungen
10
Beendigung des Versicherungsverhältnisses
Versicherungspolicen
10
Beendigung des Versicherungsverhältnisses
Verträge über Hypotheken und Darlehen
30
nach Abtrag der Schuld
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Gruppe 9 Kirchenbuch-, Meldewesen

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder
1
Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse
1
Anlagen und Belege zu den Kirchenbüchern (Anmeldezettel, standesamtliche Bescheinigungen, Amtshandlungsformulare)10#
2
Revision des Kirchenbuchs nach Eintragung
Gemeindegliederverzeichnisse
2
Akten über die Erstellung statistischer Berichte
10

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1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 15.2 der Verwaltungsvorschrft über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut (Registraturordnung) vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 287) mit Ausnahme ihrer Anlage 2 mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft. Die Anlage 2 gilt auf dem Gebiet der ehemaligen Nordelbischen Evangelisch-Lutherischen Kirche bis zu einer abweichenden Regelung weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widerspricht oder im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wurde, vgl. Teil 1 § 2 Absatz 2 Einführungsgesetz vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung.
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2 ↑ Wichtiger Hinweis für alle rechtlich selbstständigen Einrichtungen: Hinsichtlich der Fristen unterliegen diese zusätzlich zum Steuerrecht dem Handelsrecht; zu beachten sind die §§ 238, 257, 261 HGB sowie § 147 AO in der jeweiligen Fassung.
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3 ↑ Die Frist wird im Folgenden in Jahren angegeben.
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4 ↑ D. h. keine genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).Red. Anm.: Die genannte Verwaltungsanordnung trat am. 2. Februar 2010 gem. § 28 Absatz 2 Nummer 1 der Kirchenbaurechtsverordnung vom 12. Januar 2010 (GVOBl. S. 31) außer Kraft.
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5 ↑ Red. Anm.: Die in Gruppe 7 genannten Aufbewahrungsfristen und die Verweise zu § 52 HhKRVO sind z. T. veraltet. Wir verweisen hierzu auf § 147 der Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die zuletzt durch Artikel 33 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) geändert worden ist, in ihrer jeweils geltenden Form; danach beträgt die Aufbewahrungsfrist etwa für Buchungsbelege zehn Jahre nach deren Entstehen.
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6 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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7 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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8 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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9 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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10 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Absatz 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung“.